Folhas de cálculo e grupos de conversa vs TaskQ
A folha de cálculo e o grupo de conversa já não chegam?
Muitos makerspaces, associações e pequenas equipas organizam-se com duas ferramentas: uma folha de cálculo de inventário que nunca está bem atualizada e um grupo de conversa onde tarefas, fotos e faturas se perdem no meio das mensagens.
O TaskQ substitui as duas no trabalho no terreno. Ferramentas e gavetas ficam num mapa etiquetado, cada pessoa recebe um passo de cada vez no telemóvel e cada passo volta com prova. Procura uma forma de organizar voluntários e gerir ferramentas sem andar atrás de respostas? Compare lado a lado.
Grátis até 3 pessoas. Sem cartão.
Lado a lado
Folha de cálculo, grupo de conversa ou TaskQ
As perguntas que qualquer oficina partilhada ou equipa de voluntários acaba por fazer, e como cada ferramenta lhes responde.
Onde estão as ferramentas?
- TaskQ
- Cada ferramenta tem localização e detentor atuais num mapa etiquetado, com etiquetas QR impressas nas gavetas.
- Folha de cálculo
- Uma lista escrita à mão, desatualizada na sessão seguinte.
- Grupo de conversa
- «Quem tem o paquímetro?» E esperar que alguém responda.
Quem faz o quê?
- TaskQ
- Cada passo vai para quem está livre, tem acesso e tem a ferramenta, e diz porquê. Cada pessoa vê um passo de cada vez.
- Folha de cálculo
- Nomes numa escala; ninguém vê as alterações até abrir o ficheiro.
- Grupo de conversa
- Duas pessoas pegam no mesmo trabalho, ou ninguém pega.
Prova de que ficou feito
- TaskQ
- Um passo fecha com a evidência que pede: uma foto, uma medição, um documento ou uma nota, guardada com o passo.
- Folha de cálculo
- Um visto numa célula.
- Grupo de conversa
- Uma foto algures lá atrás na conversa, se alguém a enviou.
Faturas
- TaskQ
- A fatura é carregada ao balcão. Com o Assistente de IA ligado, o NIF e o total são verificados contra o seu espaço de trabalho e o valor aprovado antes de a pessoa sair da loja.
- Folha de cálculo
- Escritas mais tarde; o papel acaba numa gaveta.
- Grupo de conversa
- Uma foto tremida, dias depois da compra.
Horas de voluntariado
- TaskQ
- Presenças por sessão, exportadas em CSV para certificados de voluntariado e relatórios para financiadores.
- Folha de cálculo
- Uma folha de presenças que alguém tem de somar.
- Grupo de conversa
- Reconstruídas a partir de mensagens antigas quando chega a hora do relatório.
Duas pessoas na mesma gaveta
- TaskQ
- Gavetas e ferramentas exclusivas funcionam como bloqueios: uma pessoa de cada vez, e a seguinte recebe outro passo.
- Folha de cálculo
- Nada o impede.
- Grupo de conversa
- Descobre-se quando as duas a abrem.
Gastos
- TaskQ
- As compras acima do limite esperam por aprovação. O TaskQ regista pedidos de compra e faturas e não movimenta dinheiro.
- Folha de cálculo
- Totais conferidos no fim do mês.
- Grupo de conversa
- Um pedido perdido entre mensagens, à espera de resposta.
O que vem a seguir
- TaskQ
- O Claude lê as evidências e propõe a fase seguinte. Aprova-a antes de alguém receber um passo.
- Folha de cálculo
- Alguém tem de descobrir.
- Grupo de conversa
- Uma mensagem longa que poucos leem até ao fim.
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| Pergunta | Folha de cálculo | Grupo de conversa | TaskQ |
|---|---|---|---|
| Onde estão as ferramentas? | Uma lista escrita à mão, desatualizada na sessão seguinte. | «Quem tem o paquímetro?» E esperar que alguém responda. | Cada ferramenta tem localização e detentor atuais num mapa etiquetado, com etiquetas QR impressas nas gavetas. |
| Quem faz o quê? | Nomes numa escala; ninguém vê as alterações até abrir o ficheiro. | Duas pessoas pegam no mesmo trabalho, ou ninguém pega. | Cada passo vai para quem está livre, tem acesso e tem a ferramenta, e diz porquê. Cada pessoa vê um passo de cada vez. |
| Prova de que ficou feito | Um visto numa célula. | Uma foto algures lá atrás na conversa, se alguém a enviou. | Um passo fecha com a evidência que pede: uma foto, uma medição, um documento ou uma nota, guardada com o passo. |
| Faturas | Escritas mais tarde; o papel acaba numa gaveta. | Uma foto tremida, dias depois da compra. | A fatura é carregada ao balcão. Com o Assistente de IA ligado, o NIF e o total são verificados contra o seu espaço de trabalho e o valor aprovado antes de a pessoa sair da loja. |
| Horas de voluntariado | Uma folha de presenças que alguém tem de somar. | Reconstruídas a partir de mensagens antigas quando chega a hora do relatório. | Presenças por sessão, exportadas em CSV para certificados de voluntariado e relatórios para financiadores. |
| Duas pessoas na mesma gaveta | Nada o impede. | Descobre-se quando as duas a abrem. | Gavetas e ferramentas exclusivas funcionam como bloqueios: uma pessoa de cada vez, e a seguinte recebe outro passo. |
| Gastos | Totais conferidos no fim do mês. | Um pedido perdido entre mensagens, à espera de resposta. | As compras acima do limite esperam por aprovação. O TaskQ regista pedidos de compra e faturas e não movimenta dinheiro. |
| O que vem a seguir | Alguém tem de descobrir. | Uma mensagem longa que poucos leem até ao fim. | O Claude lê as evidências e propõe a fase seguinte. Aprova-a antes de alguém receber um passo. |
Como mudar
Comece por um armário
Não precisa de mudar tudo no primeiro dia. Mantenha a folha de cálculo enquanto experimenta.
Crie um espaço de trabalho grátis
Grátis até 3 pessoas num local, com localizações ilimitadas no mapa. Sem cartão.
Etiquete um armário
Acrescente as gavetas ao mapa e imprima etiquetas com um código legível e um código QR.
Envie o primeiro passo
Peça ao Claude que planeie o trabalho, aprove a primeira fase e os passos chegam ao telemóvel da equipa.
Perguntas frequentes
Perguntas de quem está a mudar
Os voluntários têm de instalar uma app?
Não precisam de loja de apps. O TaskQ é uma app web que se abre a partir de um link e se pode adicionar ao ecrã principal, em português ou inglês, com notificações de novos passos.
Podemos manter o grupo de conversa?
Claro. Fica para conversar. O TaskQ trata do trabalho: quem faz o quê, onde estão as coisas e a prova de que ficou feito.
Funciona sem IA?
Sim. O TaskQ também funciona como gestor de tarefas entre pessoas. O Claude acrescenta o planeamento em fases e o Assistente de IA verifica fotos e faturas; ambos são opcionais.
Quanto custa para uma equipa de voluntários?
Grátis até 3 pessoas, incluindo voluntários e convites pendentes. No Premium, os voluntários que apenas executam passos são grátis, até 10 por lugar pago, e as associações e IPSS têm 30% de desconto em cada lugar pago. As primeiras 50 equipas fundadoras têm o Premium grátis durante o acesso antecipado.
Menos mensagens, mais trabalho feito e comprovado.
Mapeie um armário esta semana e veja a diferença no próximo dia de trabalho.
Grátis até 3 pessoas. Sem cartão.